Uno scontrino non ha bisogno di inchiostro né di toner: la scritta è già contenuta nella carta. Questo rende la carta termica economica e priva di manutenzione, ma anche sensibile. Questa guida spiega come si genera la stampa, perché gli scontrini sbiadiscono dopo pochi mesi e cosa devono fare le aziende affinché le ricevute superino il periodo di conservazione decennale.
Come funziona la carta termica
La carta termica è composta da una carta base (nel nostro caso 55 g/m²), uno strato di pre-rivestimento che isola e leviga la superficie, e il vero e proprio strato termico. In questo strato si trovano, distribuiti finemente in un legante, un formatore di colore incolore e un rivelatore. La testina di stampa della stampante per scontrini riscalda la carta punto per punto a circa 70-90 °C: le due sostanze si sciolgono, reagiscono tra loro e proprio in quel punto la carta diventa nera. Ecco perché la carta termica stampa solo sul lato rivestito e perché reagisce a qualsiasi fonte di calore, non solo alla testina di stampa.
In passato come rivelatore veniva utilizzato il bisfenolo A; in Svizzera e nell'UE è vietato dal 2020. I nostri rotoli sono privi di fenoli, dettagli nella guida Rotoli per cassa senza BPA. Uno strato protettivo (topcoat) presente sulla carta di alta qualità protegge ulteriormente la stampa da grasso, umidità e plastificanti.
Perché gli scontrini sbiadiscono
- Calore: A partire da circa 60 °C reagisce l'intera superficie: lo scontrino diventa da grigio a nero. Tipico in auto sul cruscotto, vicino alla macchina del caffè o sulla stampante in cucina.
- Luce: La luce UV decompone il colorante. Uno scontrino vicino alla finestra diventa pallido dopo poche settimane.
- Plastificanti: Le buste trasparenti in PVC, le cartelline di plastica e il nastro adesivo estraggono il colorante dalla carta. Il classico esempio: lo scontrino della garanzia nella custodia di plastica che dopo due anni è bianco.
- Grasso, alcol, solventi: Crema per le mani, disinfettante, crema solare, olio da cucina. La scritta si scioglie o si macchia.
- Pressione e sfregamento: Nel portafoglio gli scontrini sfregano l'uno contro l'altro; lo strato termico viene danneggiato meccanicamente.
- Stampa troppo debole: Se l'energia di stampa sulla stampante per scontrini è impostata troppo bassa o la testina di stampa è sporca, lo scontrino è grigio chiaro fin dall'inizio e sbiadisce più velocemente.
Se conservato correttamente, uno scontrino su una buona carta da 55 g rimane leggibile dai sette ai dieci anni; per la carta da archivio i produttori garantiscono fino a 25 anni. Nella vita quotidiana la maggior parte degli scontrini dura molto meno perché si verifica almeno uno dei punti sopra elencati.
Rendere di nuovo visibile uno scontrino sbiadito
Uno scontrino completamente sbiadito non è perduto. Il colorante è ancora nella carta, solo che non è più visibile. Tre metodi, da quello innocuo a quello rischioso:
- Scansione ad alto contrasto: Scansionare o fotografare lo scontrino a 600 dpi e aumentare il contrasto e la soglia nel programma di fotoritocco. Spesso il testo torna leggibile senza toccare la carta.
- Riscaldare delicatamente il retro: Riscaldare con cautela il lato non stampato con un asciugacapelli o una lampadina. L'intera superficie si scurisce leggermente, le parti stampate reagiscono più intensamente e diventano visibili come una scritta più scura. Testare prima su un angolo, un calore eccessivo annerisce tutto.
- Luce UV: Sotto una lampada UV le zone di stampa sbiadite a volte si staccano dal resto della carta. Non funziona con tutti i tipi di carta.
Per la contabilità vale quanto segue: scansionare subito il risultato e salvarlo come PDF. Lo scontrino recuperato fisicamente sbiadirà di nuovo.
Obbligo di conservazione: cosa devono considerare le aziende
Ai sensi dell'art. 958f CO, i libri contabili e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni, in modo leggibile e accessibile in ogni momento. Gli scontrini sono documenti giustificativi non appena comprovano entrate o uscite. Una ricevuta sbiadita non è più una ricevuta e, in caso di controllo IVA, la detrazione dell'imposta a monte viene annullata in mancanza di una ricevuta leggibile. Soluzioni pratiche:
- Digitalizzazione: Scansionare tempestivamente le ricevute o fotografarle con l'app di contabilità. La copia elettronica è ammessa se salvata in modo inalterabile (OAC/GeBüV). Oggi è lo standard.
- Copia: Per le ricevute che devono essere conservate fisicamente, allegare allo scontrino una fotocopia su carta normale.
- Conservazione corretta: In luogo fresco (sotto i 25 °C), buio, asciutto, in buste di carta o scatole di cartone anziché in buste di plastica, senza nastro adesivo sopra la scritta, separato da carta carbone e solventi.
- Lato cliente: Per le ricevute di garanzia, informare il cliente sul retro dello scontrino o alla cassa di fotografarlo. Molti sistemi di cassa offrono lo scontrino digitale tramite codice QR o e-mail.
Obbligo di emissione dello scontrino: Svizzera e paesi limitrofi
A differenza della Germania (obbligo di emissione dal 2020) e dell'Italia (scontrino elettronico), in Svizzera non esiste l'obbligo di consegnare uno scontrino a ogni cliente. L'azienda deve tuttavia registrare in modo comprensibile ogni entrata e il cliente ha diritto a una ricevuta se la richiede. Ai fini dell'IVA vale quanto segue: a partire da un importo di 400 CHF, la ricevuta deve contenere nome e indirizzo del cliente affinché questi possa far valere la detrazione dell'imposta a monte; al di sotto di tale cifra è sufficiente lo scontrino con data, importo, aliquota IVA e UID del venditore.
Quanto è largo uno scontrino?
Le larghezze comuni sono 80 mm per le stampanti per scontrini su sistemi di cassa (Epson TM-T88, Star TSP) e da 57 a 58 mm per terminali per carte, registratori di cassa e stampanti mobili. Più rari sono i 44 mm delle vecchie casse e i 76 mm delle stampanti ad aghi da cucina su carta normale. Quale rotolo appartiene al vostro dispositivo è indicato nella guida Rotoli per cassa per modello; per i terminali vedere la guida Rotoli termici per terminali per carte.
La carta giusta per scontrini durevoli
Più la carta è buona, più a lungo dura la stampa: 55 g/m² con strato protettivo, priva di fenoli, immagine di stampa nero intenso. I nostri rotoli termici e rotoli per POS soddisfano questi requisiti; per ricevute che devono durare particolarmente a lungo (biglietti, ticket di parcheggio, ricevute nella vendita al dettaglio), produciamo su richiesta rotoli da 60 a 80 g/m² su richiesta. Domande su carta e conservazione: 031 310 11 80.
Per saperne di più: Carta termica 55 g/m² · Rotoli termici o carta normale? · Quale rotolo per cassa mi serve?