Ein Kassenbon braucht weder Tinte noch Toner: Die Schrift steckt schon im Papier. Das macht Thermopapier günstig und wartungsfrei, aber auch empfindlich. Dieser Ratgeber erklärt, wie der Druck entsteht, warum Bons nach Monaten verblassen und was Betriebe tun müssen, damit Belege die zehnjährige Aufbewahrungsfrist überstehen.
So funktioniert Thermopapier
Thermopapier besteht aus einem Basispapier (bei uns 55 g/m²), einer Vorstrichschicht, die isoliert und die Oberfläche glättet, und der eigentlichen Thermoschicht. In dieser Schicht liegen ein farbloser Farbbildner und ein Entwickler nebeneinander, fein verteilt in einem Bindemittel. Der Druckkopf des Bondruckers erhitzt das Papier punktweise auf rund 70 bis 90 °C: Die beiden Stoffe schmelzen, reagieren miteinander, und genau an dieser Stelle wird das Papier schwarz. Deshalb druckt Thermopapier nur auf der beschichteten Seite, und deshalb reagiert es auf jede Wärmequelle, nicht nur auf den Druckkopf.
Als Entwickler wurde früher Bisphenol A eingesetzt; in der Schweiz und der EU ist das seit 2020 verboten. Unsere Rollen sind phenolfrei, Details im Ratgeber BPA-freie Kassenrollen. Eine Schutzschicht (Topcoat) auf hochwertigem Papier schützt den Druck zusätzlich vor Fett, Feuchtigkeit und Weichmachern.
Warum Kassenbons verblassen
- Wärme: Ab etwa 60 °C reagiert die ganze Fläche: Der Bon wird grau bis schwarz. Typisch im Auto auf dem Armaturenbrett, neben der Kaffeemaschine oder auf dem Küchendrucker.
- Licht: UV-Licht zersetzt den Farbstoff. Ein Bon am Fenster ist nach wenigen Wochen blass.
- Weichmacher: PVC-Klarsichthüllen, Plastikmäppchen und Klebestreifen ziehen den Farbstoff aus dem Papier. Der Klassiker: der Garantiebeleg in der Plastikhülle, der nach zwei Jahren weiss ist.
- Fett, Alkohol, Lösungsmittel: Handcreme, Desinfektionsmittel, Sonnencreme, Öl aus der Küche. Die Schrift löst sich auf oder verschmiert.
- Druck und Reibung: Im Portemonnaie reiben Bons aneinander; die Thermoschicht wird mechanisch beschädigt.
- Zu schwacher Druck: Ist die Druckenergie am Bondrucker zu tief eingestellt oder der Druckkopf verschmutzt, ist der Bon von Anfang an hellgrau und verblasst schneller.
Bei richtiger Lagerung bleibt ein Bon auf gutem 55-g-Papier sieben bis zehn Jahre lesbar; Hersteller garantieren bei Archivpapier bis 25 Jahre. Im Alltag halten die meisten Bons deutlich kürzer, weil mindestens einer der Punkte oben zutrifft.
Verblassten Bon wieder sichtbar machen
Ein ganz verblasster Bon ist nicht verloren. Der Farbstoff ist noch im Papier, nur nicht mehr sichtbar. Drei Methoden, von harmlos bis riskant:
- Scannen mit hohem Kontrast: Bon mit 600 dpi scannen oder fotografieren und in der Bildbearbeitung Kontrast und Schwellenwert hochziehen. Oft wird der Text wieder lesbar, ohne das Papier anzufassen.
- Rückseite sanft erwärmen: Mit einem Föhn oder einer Glühbirne die unbedruckte Rückseite vorsichtig erwärmen. Die ganze Fläche dunkelt leicht nach, die bedruckten Stellen reagieren stärker und werden als dunklere Schrift sichtbar. Vorher an einer Ecke testen, zu viel Hitze schwärzt alles.
- UV-Licht: Unter einer UV-Lampe heben sich verblasste Druckstellen manchmal vom Papier ab. Funktioniert nicht bei jedem Papier.
Für die Buchhaltung gilt: Das Ergebnis sofort scannen und als PDF ablegen. Der physisch wiederhergestellte Bon verblasst erneut.
Aufbewahrungspflicht: Was Betriebe beachten müssen
Nach Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren, lesbar und jederzeit zugänglich. Kassenbons sind Buchungsbelege, sobald sie Einnahmen oder Ausgaben belegen. Ein verblasster Beleg ist kein Beleg mehr, und bei einer Mehrwertsteuerkontrolle wird der Vorsteuerabzug ohne lesbaren Beleg gestrichen. Praktische Lösungen:
- Digitalisieren: Belege zeitnah scannen oder mit der Buchhaltungs-App fotografieren. Die elektronische Kopie ist zulässig, wenn sie unveränderbar gespeichert wird (GeBüV). Das ist heute der Standard.
- Kopieren: Für Belege, die physisch aufbewahrt werden sollen, eine Fotokopie auf Normalpapier an den Bon heften.
- Richtig lagern: Kühl (unter 25 °C), dunkel, trocken, in Papiercouverts oder Kartonschachteln statt in Plastikhüllen, ohne Klebestreifen über der Schrift, getrennt von Durchschlagpapier und Lösungsmitteln.
- Kundenseite: Für Garantiebelege den Kunden auf der Bonrückseite oder an der Kasse darauf hinweisen, den Bon zu fotografieren. Viele Kassensysteme bieten den digitalen Bon per QR-Code oder E-Mail.
Kassenbon-Pflicht: Schweiz und Nachbarländer
Anders als in Deutschland (Bonausgabepflicht seit 2020) und Italien (scontrino elettronico) gibt es in der Schweiz keine Pflicht, jedem Kunden einen Bon auszuhändigen. Der Betrieb muss aber jede Einnahme nachvollziehbar aufzeichnen, und der Kunde hat Anspruch auf eine Quittung, wenn er sie verlangt. Für die Mehrwertsteuer gilt: Ab einem Betrag von CHF 400 muss der Beleg Name und Adresse des Kunden enthalten, damit er den Vorsteuerabzug geltend machen kann; darunter genügt der Kassenbon mit Datum, Betrag, Mehrwertsteuersatz und UID des Verkäufers.
Wie breit ist ein Kassenbon?
Die üblichen Breiten sind 80 mm bei Bondruckern an Kassensystemen (Epson TM-T88, Star TSP) und 57 bis 58 mm bei Kartenterminals, Registrierkassen und mobilen Druckern. Seltener sind 44 mm bei älteren Kassen und 76 mm bei Küchen-Nadeldruckern auf Normalpapier. Welche Rolle in Ihr Gerät gehört, zeigt der Ratgeber Kassenrollen nach Kassenmodell; für Terminals der Ratgeber Thermorollen für Kartenterminals.
Das richtige Papier für haltbare Bons
Je besser das Papier, desto länger hält der Druck: 55 g/m² mit Schutzschicht, phenolfrei, tiefschwarzes Druckbild. Unsere Thermorollen und EC-Rollen erfüllen das; für Belege, die besonders lange halten müssen (Tickets, Parkscheine, Quittungen im Detailhandel), produzieren wir Rollen mit 60 bis 80 g/m² auf Anfrage. Fragen zu Papier und Lagerung: 031 310 11 80.
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